Productiviteitsnerds over de hele wereld kunnen het over één ding eens zijn: we kunnen geen genoeg krijgen van dagelijkse routines.
We houden ervan om de routines van andere mensen te bekijken en we houden ervan om onze eigen routines te ontwerpen en te verfijnen, zelfs als dat betekent dat we onze huidige taken moeten uitstellen om aan morgen te denken.
Het is een gezonde impuls. Er is genoeg conventionele wijsheid en wetenschap die bevestigt dat het handhaven van routines en gewoonten je naar een aantal mooie plekken kan leiden.
“We zijn wat we herhaaldelijk doen”, zei Aristoteles beroemd. “Excellentie is dus geen daad, maar een gewoonte.”
Dus de eenvoudigste manier om een gewoonte aan te leren, is door elke dag hetzelfde te doen. En wat is een routine anders dan een verzameling gewoontes?
James Clear, auteur van het geliefde boek Atoom Gewoontenvaak beschrijft een concept hij noemt ‘gewoonte stapelen’.
De gemakkelijkste manier om ervoor te zorgen dat je tweede, derde of vijftiende gewoonte blijft hangen, is door hem te verankeren in een gewoonte die al ingeburgerd is, zoals elke keer dat je je tanden poetst, flossen.
Als we één stap tegelijk nemen en opzettelijk nieuwe gewoontes toevoegen, zullen we uiteindelijk een volledig geoptimaliseerde dagelijkse routine hebben.
Daar doel ik in ieder geval op.
Dit is mijn routine (als het goed gaat) en de tools die dit mogelijk maken.
Gestructureerde ochtend
Eerste dingen eerst: sporten. Het is een cheatcode in elke routine die de gezondheid, geluk, vitaliteit, focus, mentale capaciteit en meer enorm verbetert. Ik weet dat het klinkt alsof ik zojuist een lijst heb gemaakt met onmogelijk positieve resultaten, maar die beweringen zijn allemaal wetenschappelijk bewezen! (Lees hier meer over mijn benadering van sporten.)
Na mijn training maak ik een eiwitshake of een snel ontbijt en douche.
Na het douchen voltooi ik wat ik – een voorheen afkerige man voor huidverzorging – zou beschouwen als een luxe zelfzorgroutine. Ik leer over serums, reinigingsmiddelen en oogcrèmes? Mijn favoriet is deze mist die je gewoon op je gezicht spritz die lekker ruikt. Ik denk dat het toner heet? Wie weet wat het eigenlijk doet.
Nu ben ik klaar om de dag onder ogen te zien. Ik ga aan mijn bureau zitten. Ik sta op het punt om hier voor een lange tijd te zijn.
Jarenlang begon ik in eerdere versies van mijn routine altijd met een meditatie.
Toen ik mijn ogen opende na een meditatie, na een diepe ademhaling en het opruimen van mijn hoofd, was ik beter voorbereid om te werken, vooral als het creatief werk was. Mijn geest, om het te simplificeren, was meer open.
Ik raad nog steeds meditatie aan, maar sindsdien heb ik mijn beoefening naar de avonden verplaatst. Nu, om mijn werkdag te beginnen, gebruik ik liever de RescueTime Assistant.
Voordat een focussessie begint, biedt RescueTime een snelle reeks begeleide warming-ups. Ik heb de mogelijkheid om gesproken tekst en muziek te kiezen om me te begeleiden, of ik kan gewoon meelezen. De stem leidt me door dingen die belangrijk zijn, maar die ik ook snel vergeet: de rommel van mijn bureau opruimen, mijn telefoon op stil en buiten bereik zetten en mijn ogen en mijn ademhaling laten rusten.
Dit proces is ongelooflijk waardevol voor mij. Ik hou van het gevoel dat alles klaar en op zijn plaats is voordat ik aan een werkreis begin. Als het lot me toelacht en ik in een flow-staat val, wil ik niet onderbroken worden.
De warming-up leidt me door alle tools die ik tot mijn beschikking heb: app- en websiteblokkering, focusmuziek en zelfs een virtuele werkplek genaamd WorkFrom, waarmee ik in stilte kan werken met mensen over de hele wereld in een digitale ‘coffeeshop’-omgeving.
Dan word ik gevraagd om mezelf een doel, of een doel (of een project of taak) te geven voor deze specifieke Focussessie. Ook deze praktijk heeft keer op keer bewezen vorm en energie te geven aan de werktijd. In plaats van rond te klikken en uw inbox te vernieuwen, weet u wat uw doel is, welke programma’s u moet openen en waar u zich op moet concentreren.
RescueTime biedt me zelfs een beetje aanmoediging – ik ben niet de enige die momenteel aan het werk is. Ik ben een van de 1.513 andere mensen die zich op exact hetzelfde moment op iets belangrijks concentreren.
Dan begint de timer.
Werk, echt
Nu is het tijd voor werk.
Voor mijn eerste werksessie van de dag stel ik een timer in op 15 minuten, als warming-up zonder druk. Drie of vier van de vijf dagen gaat de timer af en ik schiet er direct langs, gefocust en in de groef. Maar op dagen dat de motivatie maar langzaam komt, is het essentieel om de eerste “sessie” kort te houden. Het weerhoudt me ervan mezelf te veroordelen of mijn verwachtingen te hoog te stellen. Als ik na 15 minuten een pauze nodig heb, neem ik die. Dat is simpel.
Vervolgens probeer ik een langere. 30 als ik me wat wankeler voel, 45 tot 60 als ik weet dat ik meteen weer in de stroom zak. Aangezien ik het opstartproces al heb doorlopen, zal ik de vertelling en warming-up voor deze keer uitschakelen.
Dit is rond de tijd, als mijn dag goed verloopt, dat ik het gevoel heb dat ik vlieg. Door de lichtheid en netheid van alles in mijn digitale wereld kan ik mijn geest helder houden.
Bovenal vind ik het altijd fijn om mijn proces in zo min mogelijk systemen te hebben.
Er zijn een paar dingen die ik voel alsof ik “moet” om te werken. Een daarvan is muziek.
Maar als ik de app voor Spotify open, en dan een app voor een websiteblokkering van derden, en dan de app of apps voor waar ik ook aan werk – dat vervuilt meteen de schone digitale ruimte die ik probeer ongerept te houden, en een resultaat, hetzelfde gebeurt met mijn hersenen.
Daarom is RescueTime mooi daarboven in de taakbalk. Ik kan ernaar kijken om de resterende tijd in een focussessie te bekijken of klikken om het te openen om de taak te controleren die ik voor mezelf heb ingesteld.
Voor deze eerste paar sessies is het doel om al mijn energie en denkkracht, perfect gepositioneerd om open en dynamisch te zijn na het sporten, exfoliëren en opwarmen met RescueTime, te gebruiken voor creatief werk. Het is bijna objectief moeilijker dan enig ander soort gegevens of e-mail of druk werk dat ik zou moeten doen.
Ik probeer vier sessies of vier uur te halen, wat het eerst komt, en neem dan een pauze voor de lunch.
Als ik terugkom, en die malaise na de lunch komt, en mijn energie is al verminderd, dan is het tijd voor het tegenovergestelde van diep werk.
Ik werk dit systeem de rest van de dag, tot het avondeten. Als ik op een dag bijzonder ambitieus ben (of, in een meer waarschijnlijk scenario, ernstig achter op de deadline), kan ik proberen een werksessie binnen te sluipen voor of na het eten. Dat is het moment waarop ik normaal gesproken de rest van de wind snel uit de zeilen kan voelen terwijl ik aan het werk ben, maar ik verbind me ertoe om vol te houden tot die laatste timer tot nul telt.
Ten slotte schrijf ik een takenlijst en een planning voor de volgende dag, en zet dan ceremonieel mijn computer en mijn beeldschermen uit.
Opstaan en weglopen van dat bureau zou substantieel moeten voelen, en als een prestatie – alsof je die dag iets echts hebt gedaan. Zo voelt het natuurlijk niet elke dag. Maar dat is altijd de maatstaf waar ik naar streef.
En nu RescueTime me zulke uitgebreide gegevens kan geven over wat ik deed, hoe lang ik het deed en hoe effectief ik was toen ik het deed, kan ik dat oordeel baseren op veel meer dan gewoon buikgevoel.
Ik kijk vooral graag naar mijn Focus Session-nummers om te zien hoeveel minuten en uren ik in totaal heb besteed aan het nastreven van focus en puur werk. Van week tot week zal ik blijven proberen die cijfers steeds hoger te krijgen.
De rest van de dag is voor mezelf. Ik heb de beslissing genomen om mijn avonden niet zo uitputtend te ‘plannen’ als de rest van mijn dagen; iets over het schrijven van “Netflix en snacks” in een Google-agenda voelt alsof je het punt mist. Ik ben trots op de scheiding tussen werk en privé die ik onlangs heb kunnen doorbreken – dat is een stokpaardje waar ik vroeger veel vastliep. Vroeger was ik buiten kantooruren altijd bereikbaar of dompelde ik me onder in YouTube-video’s op het werk. Nu, het is als kerk en staat. Veel beter voor beide kanten.
Dan, avondtanden en huidroutine, de telefoon te vaak checken, een meditatie starten en gaan slapen.
Allemaal in een dag werk.
Alle andere tijden
Er zijn andere momenten waarop er minder ruimte is voor uitputtende planning en open structuur.
Soms moet ik gewoon wat werk gedaan krijgen, zo nu en dan.
Dan vind ik het geweldig hoe ik RescueTime binnen enkele seconden kan inschakelen en in de zone kan duiken. Ik voel me bijna gesteund – alsof de app een leidende hand is die me vrijhoudt van verleiding (andere apps en websites) en me in de beste gemoedstoestand brengt om te slagen.
De nieuwe RescueTime Assistant heeft drie of vier van de meest relevante tools voor productiviteit gecombineerd, geoptimaliseerd en gecombineerd. En het heeft ze gepresenteerd in een schone, kalmerende interface die meer heeft gedaan dan bijna elke andere app om mij persoonlijk te maken ondersteund in mijn werkreis. Het is alsof de RescueTime-assistent weet hoe het is om te proberen een zware werkdag door te komen, een deadline te halen, of gewoon de verleiding te weerstaan om een dag te saboteren met uitstelgedrag. Simpel gezegd, RescueTime is er voor mij. Het is nu een must-have in mijn arsenaal.
