Goed functionerende medewerkers zijn van cruciaal belang voor het succes van een organisatie: de resultaten van de medewerkers bepalen immers het organisatieresultaat. Door de medewerkers te beoordelen probeer je objectief vast te stellen hoe ze functioneren. In veel organisaties wordt dan ook het jaarlijkse beoordelingsgesprek gevoerd. Zo ben je in staat om, waar nodig, bij te sturen in de richting van organisatiedoelen.

Nu de kabinetsplannen voor 2020 bekend zijn, kunnen HR professionals zich gaan voorbereiden op de vele wijzigingen die op stapel staan. Zoals het extra betaalde geboorteverlof, de langere ketenregeling en het nieuwe ontslagrecht. Maar bijvoorbeeld ook de langverwachte compensatie van de transitievergoeding na langdurig ziekte, of de ruimere werkkostenregeling en de fiets van de zaak.

In dit blog geef ik je een overzicht van alle vormen van verlof die er zijn (wettelijk, op brancheniveau en op bedrijfsniveau). Ook geef ik aan wat het inhoudt, welk recht er bestaat en wat het betekent voor het salaris. Tevens ga ik in op de regels van verlof in geval van verzuim.

Het is een handig bewaarartikel dat je er snel bij kunt pakken wanneer je een vraag over verlof hebt.

Welke soorten verlof zijn er?

Het ‘gewone’ verlof, vakantiedagen

Opbouw verlof

Het opbouwen van verlof gaat gelijk op met het aantal uren dat wordt gewerkt. Hierbij geldt dat de minimale opbouw per jaar gelijk moet staan aan vier werkweken. Is slechts een gedeelte van een jaar gewerkt, dan wordt naar rato opgebouwd. Naast deze zgn. wettelijke vakantiedagen kan een werknemer ook bovenwettelijke vakantiedagen. Over het algemeen is dit in een CAO vastgelegd.

Verlof opnemen

De werknemer moet zijn vakantieaanvraag schriftelijk indienen. De tijdstippen van aanvang en einde van de vakantie stel je vast conform de wensen van de werknemer, tenzij gewichtige redenen (verstoring van de bedrijfsvoering) zich daartegen verzetten. Het is belangrijk dat je binnen twee weken reageert op de vakantieaanvraag van een werknemer, daarna is de vakantie vastgesteld conform de wensen van de werknemer.

Opbouw verlof bij ziekte

Wanneer een werknemer door ziekte zijn werk niet kan uitvoeren, heeft hij gewoon recht op salaris. Ook zijn verlof wordt normaal opgebouwd.

Verlof uitbetalen

Bovenwettelijke uren (alles meer dan vier weken) kan medewerker laten uitbetalen in overleg met zijn werkgever.

Geldigheid verlof

Het wettelijk minimumverlof vervalt zes maanden na het jaar waarin dit is verworven. Bovenwettelijke vakantiedagen vervallen na vijf jaar. Wettelijk verlof

De volgende verlofregelingen zijn geregeld in de Wet arbeid en zorg:

Zwangerschaps- en bevallingsverlof

Duur van het verlof: Minstens 16 weken; langer bij een meerling of couveuseverlof.
Loon doorbetalen?: Ja

Het zwangerschaps- en bevallingsverlof begint 6 tot 4 weken voor de uitgerekende bevallingsdatum en duurt tot en met de dag van de bevalling. Vervolgens is er vanaf de dag na de bevalling recht op een bevallingsverlof van minstens 10 weken. Het salaris van de werkneemster moet je volledig doorbetalen. Van het UWV ontvang je daarvoor een uitkering van 100% van het maximumdagloon. De datum waarop het zwangerschapsverlof ingaat, hangt af van de vermoedelijke bevallingsdatum. Vanaf zes weken, maar minimaal 4 weken voor de dag na de bevallingsdatum mag jouw medewerker verlof opnemen.

Voorbeeld 1:
Stel. De medewerkster is zes weken voor de bevalling gestopt met werken, Het kind is een week te vroeg geboren. De medewerkster heeft dan vijf weken voor de bevalling en elf erna. In totaal zestien weken.

Voorbeeld 2:
Stel, de medewerkster is zes weken voor de bevalling gestopt. Het kind is twee weken te laat geboren. De medewerkster heeft dan acht weken verlof voor de bevalling en tien erna. In totaal 18 weken.

Wanneer het kind is opgenomen in het ziekenhuis wordt het verlof verlengd met het aantal opnamedagen.

Het bevallingsverlof kan gespreid worden opgenomen over een periode van maximaal 30 weken. De medewerkster bouwt gewoon vakantieverlof op tijdens het verlof. De medewerkster heeft de eerste 9 maanden het recht om onder werktijd borstvoeding te geven of te kolven. Als werkgever moet je hiervoor een geschikte ruimte ter beschikking stellen of de medewerker de tijd geven om naar de baby toe te gaan.

Geboorteverlof

Duur van het verlof: 1 x de wekelijkse arbeidsduur
Loon doorbetalen?: Ja

Partners hebben recht op geboorteverlof (vaderschapsverlof). Deze vrije dage moeten binnen vier weken na de geboorte worden opgenomen. De dag van de bevalling en de aangifte van het kind valt onder calamiteitenverlof, niet onder het geboorteverlof.

Aanvullend geboorteverlof

Duur van het verlof: 5 x de wekelijkse arbeidsduur
Loon doorbetalen?: Nee

Partners hebben vanaf 1 juli 2020 de mogelijkheid om aanvullend geboorteverlof op te nemen. Dit geboorteverlof moet binnen zes maanden na de geboorte worden opgenomen. Van het UWV kan de werknemer een uitkering krijgen van 70% van zijn loon.

Ouderschapsverlof

Duur van het verlof: 26 x de wekelijkse arbeidsduur
Loon doorbetalen?: Nee

Adoptieverlof of pleegzorgverlof

Duur van het verlof: Maximaal 6 weken
Loon doorbetalen?: Nee

Deze vormen van verlof geldt voor beide ouders. Pleegouders ontvangen een adoptie-uitkering of pleegzorguitkering van het UWV. Deze bedraagt 100% van het maximumdagloon.

Zorgverlof (kortdurend en langdurend)

Kortdurend zorgverlof

Duur van het verlof: Per jaar maximaal 2 x de wekelijkse arbeidsduur
Loon doorbetalen?: Ja (70% van het loon)

Kortdurend zorgverlof is bedoeld voor werknemers die enkele dagen noodzakelijke zorg moeten bieden aan hun (pleeg)kinderen, partner of ouders. Daarbij moet je ten minste 70% van het loon doorbetalen, of het minimumloon. Tijdens het zorgverlof bouwt medewerker gewoon vakantiedagen op.

Langdurend zorgverlof

Duur van het verlof: per jaar maximaal 6 x de wekelijkse arbeidsduur
Loon doorbetalen?: Nee

Langdurend zorgverlof is bedoeld voor werknemers die een langere tijd voor een zieke naaste moeten zorgen. Daarbij moet het gaan om een levensbedreigende ziekte. Hoewel je het verlof niet hoeft door te betalen, moet je wel rekening houden met de opbouw van vakantiedagen.

Bij langdurend zorgverlof werkt medewerker meestal tijdelijk in deeltijd. In een periode van 12 opeenvolgende weken mag werknemer de helft minder werken.

Calamiteitenverlof

Duur van het verlof: Zoveel tijd als nodig is voor het oplossen van de eerste
problemen Loon doorbetalen?: Ja

Calamiteitenverlof is bedoeld in geval van onvoorziene omstandigheden die vragen om onmiddellijke onderbreking van het werk. Denk aan een waterleiding die in huis springt. Bijzonder verlof (buiten de Wet Arbeid en Zorg)

Bijzonder of buitengewoon verlof is geregeld in een CAO, personeelsreglement of arbeidsovereenkomst. Voorbeelden van buitengewoon verlof zijn:

    • Ondertrouw van de werknemer (1 dag)
    • Eigen huwelijk (2 dagen; dag van ondertrouw en de dag van het huwelijk)
    • Huwelijk van broer, zus, ouder of kind (1 dag)
    • Viering van 25- of 40-jarig huwelijk (1 dag)
    • Overlijden van echtgenoot/partner of (stief)kind (dag van het overlijden t/m de dag van de uitvaart)
    • Overlijden van (schoon)ouder, grootouder, kleinkind, broer of zus (2 dagen; dag van overlijden en dag van uitvaart)
    • Overlijden van andere familieleden (1 dag van de uitvaart)
    • Verhuizing (maximaal 2 dagen per kalenderjaar)
    • Eigen verjaardag (als die op een werkdag valt)
    • Buitengewoon verlof voor het leren en afleggen van examens (noodzakelijk voor het werk)
    • Buitengewoon verlof voor een (para-) medisch consult of (para)medische behandeling (2 uur per consult of behandeling) als dit redelijkerwijs niet buiten werktijd is in te plannen
Tip:

Accepteer niet te makkelijk dat de werknemer een afspraak maakt voor een bezoek aan de arts onder werktijd. Zeker niet van parttimers. Steeds vaker biedt de zorgsector mogelijkheden buiten de normale werktijd.

Onbetaald verlof Onbetaald verlof kan eigenlijk altijd worden opgenomen, in overleg tussen werkgever en werknemer, bijvoorbeeld als er sprake is van een te laag verlofsaldo. Opnemen van onbetaald verlof kan echter gevolgen hebben voor bijvoorbeeld toeslagen, pensioen en vakantiedagen. Bespreek dit dus goed met je medewerker.

Wat zijn de regels rondom ziekte en verlof?

De medewerker is ziek en wil op vakantie
Wanneer de medewerker kan genieten van zijn vakantie, dan werkt hij niet en is hij niet beschikbaar voor de bedrijfsarts. In deze situatie wordt het verlof afgeschreven.

De medewerker is op vakantie en wordt ziek.
Hij dient dit direct te melden. De ziektedagen mogen dan niet als vakantie worden afgeschreven. Wanneer de medewerker in het buitenland ziek wordt, vraag dan een doktersverklaring in het Engels

De medewerker heeft een vakantie ingepland, maar wordt kort daarvoor ziek
Hij meldt dit direct bij de leidinggevende. De verlofdagen worden dan terug gegeven. Medewerker moet dan wel beschikbaar zijn voor de bedrijfsarts.

Medewerker is langdurig ziek en heeft vakantie ingepland.
Hij is aan het re-integreren wanneer zijn vakantie begint De vakantiedagen worden afgeschreven van het verlof.

Algemeen kan gesteld worden dat wanneer de medewerker zijn vakantie kan genieten, het als vakantie kan worden geboekt. Kan medewerker zijn vakantie niet genieten vanwege ziekte, dan wordt het geboekt als ziektedagen. In dat geval moet medewerker wel beschikbaar zijn voor re-integratie. Eventuele vakantiedagen kunnen later alsnog worden opgenomen.

Het is belangrijk dat je medewerker van tevoren op de hoogte stelt dat je verlof inhoudt op het saldo, zodat er achteraf geen miscommunicatie kan ontstaan.

De grote krapte in de arbeidsmarkt blijft aanhouden. Door de vele vacatures hebben medewerkers het op dit moment voor het uitzoeken. En jij als ondernemer bent al lang blij dat je überhaupt iemand aan kunt nemen.

De laatste decennia is ons werk enorm veranderd. Werd vroeger voornamelijk fysiek werk geleverd, tegenwoordig is meer mentale inspanning nodig. Deze verschuiving van fysiek naar mentaal werk heeft een enorme invloed op de gezondheid en het welbevinden van medewerkers. Termen als stress, werkdruk en burnout zijn ons niet meer vreemd. Dat we ons zorgen moeten maken over de negatieve consequenties van mentaal belastend werk, blijkt wel uit de verzuimcijfers. Ongeveer de helft van alle gevallen die instromen in de WIA zijn veroorzaakt door psychische belasting in het werk. En dit cijfer is in de afgelopen jaren enorm toegenomen. Het is dus belangrijk om te weten hoe deze “burnouts”ontstaan en vooral hoe we ze kunnen voorkomen.

Arbeidsmotivatie

De manier waarop een werknemer omgaat met zijn werk, wordt door een aantal aspecten bepaald. Bijvoorbeeld de beloning die hij krijgt voor zijn werk, zoals salaris en waardering, de doelstellingen die hij zichzelf stelt en die de organisatie voor hem stelt, en de middelen die de werknemer nodig heeft voor zijn werk. Deze aspecten kunnen motiverend werken, maar ook belastend zijn.

Belasting

Er is sprake van een wisselwerking tussen belasting en belastbaarheid. Het concept belasting – belastbaarheid staat voor het vermogen van een werknemer om belasting te verwerken in termen van lichamelijk en fysiek evenwicht.

Belasting of belastende factoren zijn alle kenmerken van arbeid en arbeidsomstandigheden die reacties oproepen. Belastende factoren op het werk kunnen gelegen zijn in arbeidsinhoud, arbeidsomstandigheden, arbeidsverhoudingen en arbeidsvoorwaarden. Maar ook privé omstandigheden kunnen een rol spelen bij de belasting. De mate waarin een medewerker invloed heeft op deze belastende factoren (regelmogelijkheden) en de mate waarin hij om kan gaan met de belasting (verwerkingsvermogen) bepaalt de mate van belasting.

Wanneer de belasting te groot is of erg lang duurt, kan dat leiden tot burnout, ziekte en zelfs arbeidsongeschiktheid.


Belasting – Model volgens Van Dijk

Werkdruk

Op het moment dat de balans tussen werkbelasting en belastbaarheid verstoord raakt, spreekt men van werkdruk. Ongeveer 1 op de 3 werknemers ervaart werkdruk. Het verlagen en laag houden van de werkdruk is dus belangrijk om gezond te zijn en gezond te blijven. Voorbeelden van werkdruk zijn:

  • Te weinig tijd voor een opdracht
  • Werk dat niet aansluit bij het opleidingsniveau of ervaring (te moeilijk, maar ook te makkelijk)
  • Te zware verantwoordelijkheden
  • Technische mankementen
  • Conflicten met leidinggevenden of collega’s
  • Reorganisaties die zorgen voor baanonzekerheid
  • Onduidelijke taakomschrijving
  • Veeleisende klanten
  • Te weinig pauze
  • Medewerker die geen nee kunnen zeggen
  • Perfectionistische medewerkers
  • Problemen thuis die veel aandacht opeisen

Belastbaarheid

Hoeveel werkdruk een medewerker ervaart wordt bepaald door de belastbaarheid van de medewerker. De belastbaarheid werkt als een batterij. Als een werknemer veel werkdruk ervaart loopt de batterij leeg. Als iemand regelmatig wat rust neemt, zal de batterij weer opladen en de belastbaarheid toenemen. Wanneer die batterij echter niet op kan laden en de werkdruk voortduurt, leidt dat tot werkstress. Werkstress zorgt voor fysieke en psychische klachten, zoals verhoogde bloeddruk, hart- en vaatziekten, hoofdpijn, duizeligheid, hyperventilatie, RSI, verminderde weerstand, vermoeidheid, slapeloosheid, depressie, piekeren, overmatig alcohol- of medicijngebruik, agressie en tenslotte een burnout.

Werkdruk voorkomen

Om te voorkomen dat je medewerker uitvalt met psychische klachten of een burnout, moet je dus zorgen dat je de werkdruk zo laag mogelijk houdt. Gelukkig heb je als werkgever mogelijkheden om werkdruk te verminderen:

  • Pik de signalen vroegtijdig op. Let op extreme vermoeidheid, te veel overwerk of deadlines die steeds niet worden gehaald
  • Bespreek de werkdruk regelmatig in overleggen
  • Zorg voor goed beleid om de werkdruk te verlagen
  • Zorg voor een duidelijke taakomschrijving, zodat werknemers weten wat er verwacht wordt
  • Zorg voor duidelijke arbeidsvoorwaarden
  • Geef medewerker ruimte in het regelen van zijn eigen werkzaamheden
  • Zorg ervoor dat medewerker voldoende opleiding en ervaring voor het werk heeft, maar anderzijds ook voldoende uitgedaagd word
  • Geef medewerkers cursussen als timemanagement, leefstijltrainingen of een assertiviteitstraining
  • Zorg voor goede apparatuur om mee te werken
  • Zorg voor een passende werkplek
  • Zorg ervoor dat collega’s kunnen inspringen bij drukte of bij ziekte
  • Zorg er voor dat medewerkers voldoende kunnen pauzeren
  • Zorg dat er na een periode van drukte ook een rustige periode is.

Het voorkomen en verminderen van werkdruk is makkelijker gezegd dan gedaan. Iedereen heeft bepaalde gewoontes die niet erg makkelijk te veranderen zijn en de eisen die mensen (en hun omgeving) aan zichzelf stellen, spelen vaak ook een belangrijke rol. Het gaat dus om een proces waarbij de werknemer de leefwijze aanpast.

Werkdruk valt in de Arbowet onder psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Werkgevers zijn verplicht om een beleid te voeren dat deze PSA voorkomt of beperkt. Iedere organisatie zal zelf moeten onderzoeken waar werkdruk ontstaat. Een RI&E of een arbocatalogus kunnen daarbij helpen. Ook zijn in veel CAO’s afspraken gemaakt over werkdruk. Uiteraard kunnen wij je ook helpen bij het opstellen van Arbobeleid. Anouschka is gediplomeerd preventiemedewerker en kan, waar nodig, dus adviseren en ondersteunen. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden!