Ik wil ontslag aanvragen voor mijn medewerker. Wat moet ik doen?

Tja, soms moet je de samenwerking met je medewerker helaas beeindigen. Maar met de komst van de WWZ is er een hoop veranderd. Hoe neem je nu op een goede manier afscheid van een medewerker wanneer je er niet samen uit komt?

Route en reden voor ontslag

‘Vroeger’ kon je kiezen of je de UWV-route of de route via de Kanonrechter volgde. Ook kon je verschillende redenen opgeven als ontslagreden. Dat kan nu niet meer. Je moet nu een keus maken uit de verschillende ontslaggronden. Je mag er dus maar 1 kiezen. Deze keus bepaalt vervolgens of je naar het UWV moet of naar de kantonrechter. Dat maakt zaken wel duidelijker en overzichtelijker.

De verschillende ontslaggronden zijn:

  1.     Bedrijfseconomische omstandigheden
  2.     Werknemer is 2 jaar ziek
  3.     Excessief ziekteverzuim
  4.     Werknemer functioneert onvoldoende
  5.     Verwijtbaar handelen / nalaten werknemer (geen dringende reden)
  6.     Werkweigering wegens ernstige gewetensbezwaren Kantonrechter
  7.     Verstoorde arbeidsverhouding
  8.     Andere omstandigheden dan a t/m g (geen open norm)
  9.     De cumulatiegrond

Dossieropbouw bij ontslag

Medewerker functioneert niet, je praat al maanden met hem, niets lijkt te helpen en je geduld raakt op. Op enig moment denk je: “” Hij moet maar vertrekken, ik ben er wel klaar mee.” Je meldt je bij jouw advocaat of bij de afdeling personeelszaken en het eerste dat zij vragen is: “Waar is het dossier?”

Wat nou dossier? Iedereen ziet toch dat het niet gaat, hij heeft meer dan genoeg kansen gehad.

Herkenbaar? Ik kom dit regelmatig tegen in de praktijk en ik kan maar 1 ding zeggen: zorg voor een goed dossier bij ontslag.

Met het nieuwe ontslagstelsel is het opbouwen van een dossier namelijk essentieel om een ontslagvergunning te krijgen. Nu al blijkt uit jurisprudentie dat rechters hier erg zwaar aan tillen. Zonder goed dossier wordt u terug gestuurd met de opdracht: “Gaat u eerst uw huiswerk maar doen”.

”Vroeger” lukte het nog wel om zonder dossier een arbeidsovereenkomst te laten ontbinden. Je betaalde hooguit een hogere ontslagvergoeding. Daar kom je nu dus niet meer mee weg. Wat moet je nu doen om met deze nieuwe regels toch een ontslagvergunning te krijgen, ofwel hoe bouw je dat dossier nu op?

Allemaal leuk, maar hoe doe ik dat?

Het opbouwen van een goed dossier begint al in een vroeg stadium, wanneer er nog niets aan de hand is en je denkt; met een goed gesprek los ik het wel op. Op dat moment ga je er niet van uit dat je ooit een dossier nodig zult hebben omdat je deze medewerker wilt ontslaan, maar achteraf kun je dat niet meer herstellen.

Zorg dus bij dat eerste gesprek al voor het dossier. Ook de verslagen van de reguliere functionerings- en beoordelingsgesprekken helpen bij het opbouwen van een dossier. Het belangrijkste is goed vast te leggen wat je hebt besproken. Dit hoeft geen ellenlang verslag te zijn met een weergave van het gesprek, maar zorg wel dat de volgende punten er in staan:

  • datum + wie aanwezig
  • aanleiding van het gesprek -> wat deed medewerker niet goed
  • verwachtingen -> wat wil je wel graag zien
  • afspraken -> wat gaan jullie doen om het op te lossen/te verbeteren (Beiden hebben hierin een taak)
  • consequenties -> vertel wat de consequenties zijn als het niet verbetert
  • evalueren -> maak een afspraak wanneer je gaat evalueren (datum en tijd)
  • medewerker weet dan dat hij gecontroleerd wordt (stok achter de deur)
  • als het niet goed gaat, heb je direct weer een nieuw moment om het dossier verder op te bouwen

Blijf in gesprek, blijf vastleggen, laat daarin zien wat je doet, ook als werkgever heb je hierin dus een verantwoordelijkheid. Als je alleen maar “foei” roept, maar niet uitlegt wat je wel verwacht en de medewerker daarbij ook niet begeleidt, zal geen rechter je een ontslagvergunning geven.

En voer de consequenties ook echt uit. Dreigen met 1 dag onbetaald (als voorbeeld) en het vervolgens niet uitvoeren, zal jouw medewerker echt niet motiveren om zijn gedrag te verbeteren. Klinkt logisch, maar ik zie in de praktijk helaas vaak anders. Je hebt hem gewaarschuwd, dan kan het ook niet als een verrassing komen. Toch?

Ten slotte moet je alles wat je bespreekt en vastlegt ook aan de medewerker communiceren (door een kopie van het verslag of een brief aan de medewerker).

Houd je dit consequent vol (en dat is lastig met de overvolle agenda die je toch al hebt (Zie ook: Sparren met een HRM Professional), dan bouw je een goed dossier op, wordt de ontslaggrond ook vanzelf duidelijk en is het verkrijgen van een ontslagvergunning inderdaad makkelijker.

Ontslagvergoeding

Ook in de ontslagvergoeding is wel e.e.a. veranderd. Allereerst de naam; transitievergoeding. Dit omdat de bedoeling van de vergoeding is om medewerker te helpen van werk naar werk (transitie). De vergoeding kan worden ingezet voor het inkopen van scholing, training, outplacement, enz. Als werkgever kun je dit ook verzorgen en het dan aftrekken van de vergoeding die je uiteindelijk aan de medewerker betaalt.

Kenmerk van de transitievergoeding is dat deze van tevoren al vaststaat. In de oude situatie werd deze deels bepaald door de rechter d.m.v. de correctiefactor, maar dat is niet meer zo. Ook al heeft medewerker het heel erg verprutst, dan nog betaal je een transitievergoeding. Hierop zijn wel wat uitzonderingen, maar het voert te ver om daar nu op in te gaan.

Berekening transitievergoeding

De transitievergoeding wordt bepaald aan de hand van het maandsalaris (inclusief vakantiegeld), de leeftijd en de duur van het dienstverband:

  • Een derde van het maandsalaris per dienstjaar voor elk dienstjaar

De transitievergoeding bedraagt maximaal € 83.000 of het jaarsalaris als dat hoger is dan € 83.000 (in 2020). Je kunt dus van tevoren uitrekenen wat je jouw medewerker aan transitievergoeding mee dient te geven.

Vergoedingen, dossiers… Kan dat niet anders?

Jawel, het kan ook anders. Je kunt er voor kiezen om de arbeidsovereenkomst te ontbinden met wederzijds goedvinden. Als je het samen eens bent over afscheid nemen, dan hoeft daar geen rechter aan te pas komen, maar kun je dat met elkaar regelen. De voorwaarden hiervoor zijn vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst.

Kenmerken voor ontslag met wederzijds goedvinden:

  • je bent geen transitievergoeding verplicht (vaak is dit wel een punt van onderhandeling)
  • medewerker behoudt recht op een WW-uitkering
  • je moet rekening houden met de wettelijke opzegtermijnen
  • medewerker kan binnen 2 weken na het tekenen van de overeenkomst terugkomen op zijn besluit. In dat geval moet je alsnog naar de rechter. (Heb je dan het dossier op orde?)

Conclusie

Het ontslagrecht is meer vastomlijnd geworden, dat maakt het makkelijker. De uitvoering van het traject vraagt van jou extra wek, tijd en soms ook vaardigheden. Dus in mijn visie is het zowel makkelijker als moeilijker geworden. Het is maar aan wie je het vraagt.

Wil je hulp bij het opbouwen van een dossier, het ontslaan van jouw medewerker, het opstellen van een vaststellingsovereenkomst, het voeren van gesprekken met jouw medewerkers, of gewoon weten wat de mogelijkheden zijn, laat je dan bijstaan door Trubkin HRM Coaching & Advies. Ik kan je o.a. adviseren, tips geven, aanschuiven bij gesprekken en helpen met het schrijven van de verslagen. 

Bel me even, dan bekijken we samen waar ik jou het beste mee van dienst kan zijn. Anouschka van den Boom-Trubkin, 06-23440672, Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.www.trubkin.nl/contact.