12 tips voor het voeren van ‘beoordelingsgesprekken’

12 tips voor het voeren van ‘beoordelingsgesprekken’

Onvrede over beoordelingsgesprekken

Bijna een kwart van de werknemers is ontevreden over het verloop van de beoordelingsgesprekken, blijkt uit een onderzoek door adviesbureau &Samhoud. Zo is er veel onduidelijkheid over de beoordelingscriteria en krijgen medewerker e zelden feedback op hun dagelijks functioneren. Daarvoor in de plaats sparen leidinggevenden hun ergernissen en complimenten gedurende het gehele jaar op om het vervolgens in 1x uit te storten over de medewerker. Daar wordt het ook niet duidelijker en objectiever van.

Ook managers zijn niet tevreden over het beoordelingsgesprek. Uit onderzoek door werkgeversvereniging AWVN blijkt dat ruim de helft van de managers ontevreden is over het beoordelingssysteem in hun organisatie.

Het problematische van beoordelingsgesprekken is dat ze zijn gebaseerd op de veronderstelling dat mensen niet geïnteresseerd zijn in werken en dat zij moeten worden aangestuurd in een sfeer die sterk lijkt op die van de traditionele basisschool. De spanningen ontstaan wanneer de manager kritiek heeft op het functioneren van de medewerker. Een beoordeling kan iemand prestige aantasten. Ook het verschil van inzicht tussen manager en medewerker kan leiden tot spanningen. Als iemand niet goed functioneert op zijn werk, zal de medewerker dat doorgaans toeschrijven aan externe factoren, ziekte of een slappe markt bijvoorbeeld. Een leidinggevende zal geneigd zijn de oorzaak te zoeken bij de werknemer zelf.

Het is dus niet zo vreemd dat zowel managers als medewerkers zich niet prettig voelen bij het houden van beoordelingsgesprekken.

Hoe kunnen we zorgen dat beoordelingsgesprekken geen “examens” meer zijn? Net zomin als je een kind in het gareel krijgt door het bang te maken, gaan werknemers niet beter presteren uit angst voor een slechte beoordeling. De meeste mensen hebben de behoefte om aan te tonen dat ze waardevol zijn op het werk, en ze willen ook weten of jij als leidinggevende blij bent met hun prestatie. Ze willen waardering, maar willen ook weten op welke vlakken zij zich kunnen verbeteren. Je kunt dus niet zonder een vorm van beoordelen. Het is noodzakelijk om een moment te hebben waarop de medewerker kan zien hoe hij er precies voor staat. Om verdere vooruitgang te kunnen maken, om realistische plannen voor de toekomst te kunnen maken.

Managers moeten goed getraind zijn in het beoordelen van werknemers en weten hoe ze een gesprek moeten voeren. Ze kunnen veel kapot maken in een beoordelingsgesprek. Het is belangrijk dat je zorgvuldig uitlegt hoe ze tot je oordeel bent gekomen. Het beoordelingsgesprek is een moment om bij te sturen en te motiveren. Je meest waardevolle krachten kun je formeel prijzen en medewerkers die onder de maat blijven, stuur je bij.

De volgende 12 tips kunnen je daarbij helpen:

De voorbereiding:

1 Zorg voor een eenduidige beoordelingsreferentie

Zorg dat voor beide partijen vooraf duidelijk is waarop je de medewerker beoordeeld. Dit kun je doen door beoordelingscriteria af te leiden van het functieprofiel.

2 Een goede voorbereiding is het halve werk

Kondig het gesprek tijdig aan en zorg dat je medewerker zich ook goed kan voorbereiden op het gesprek. Vul zelf ook van tevoren het beoordelingsformulier in.

3 Verzamel zowel kwantitatieve informatie als kwalitatieve feedback.

Haal de informatie voor de beoordeling uit de systemen (KPI’s), maar betrek ook anderen bij de beoordeling. Denk aan collega’s, klanten, enz.

4 Gebruik de eerdere verslagen van het plannings- en functioneringsgesprek

Om te kunnen beoordelen of bepaalde doelen zijn bereikt, heb je als het goed is aan het begin van het jaar SMART-geformuleerde afspraken gemaakt tijdens het planningsgesprek. Die resultaten zijn nu zichtbaar en vragen om een oordeel.

5 Richt je op het hele jaar, niet alleen op de laatste weken

Valkuil hier is het recentheidsseffect. Recente gebeurtenissen hebben een (te?) grote invloed op de beoordeling. Het helpt als je gedurende het jaar aantekeningen maakt over iemands functioneren.

6 Beoordeel vanuit de Ik-vorm

Het is jouw beoordeling. Maar wees je ervan bewust dat iedereen wordt gekleurd door voorkeuren, vooroordelen, sympathieën en antipathieën.

7 Beoordeel het gedrag, niet de persoon

Het gesprek: 8 Creëer een prettige sfeer

Neem de tijd, kies een rustige plek en laat je niet storen (zet de telefoon dus uit!). Ga niet recht tegenover elkaar zitten, maar in een hoek. 9 Begin met de eindbeoordeling

Dat haalt de spanning weg. Benoem verder de hoofdlijn, gebruik voorbeelden alleen ter illustratie. Wees hard voor de zaak en zacht voor de mens, maar durf wel te confronteren. Wees eerlijk en concreet. Draai niet om de hete brij heen. Bespreek de mindere prestaties. Als je medewerker zich bewust wordt van zijn zwaktes, kan hij er immers aan werken. Doe dit wel op een opbouwende manier.

Zorg ook voor een juiste balans tussen goede en mindere prestaties. Het gevaar is dat 90% van de gesprekstijd over 10% van de taken gaat waarin de werknemer slecht functioneert en dat positieve aspecten daardoor onderbelicht blijven. Andersom kan ook, dat een positief aspect in het functioneren de meer negatieve aspecten onderbelicht laat. 10 Controleer of de medewerker jouw mening herkent

Maar denk eraan dat je het niet eens hoeft te zijn met elkaar. Nogmaals, het is jouw beoordeling. Vooral een negatieve beoordeling mag niet uit de lucht komen vallen, mogelijke verbeterpunten moeten al eerder ter sprake zijn geweest in het functioneringsgesprek. Wacht sowieso niet met het geven van feedback tot een formeel gesprek, maar geef feedback gedurende het gehele jaar. In het beoordelingsgesprek moet je eigenlijk niets nieuws vertellen. 11 Alles wat aandacht krijgt groeit

Haal de sterke kanten van de medewerker naar voren, laat je waardering merken, geef vertrouwen dat zwakke punten worden weggewerkt. Rond het gesprek goed af. Vat de belangrijkste afspraken samen, vraag hoe de medewerker het gesprek ervaren geeft, licht eventueel consequenties van het gesprek toe, eindig het gesprek positief, het liefst met een welgemeend compliment. 12 Gebruik het beoordelingsformulier

En leg afspraken voor het komende jaar vast. Doe dit SMART, zodat de afspraken die je nu maakt gedurende het gehele jaar helder blijven en je makkelijk kunt beoordelen waar de medewerker staat en hoe je eventueel kunt bijsturen.

Bonustip: Laat de medewerker zelf ook het beoordelingsformulier invullen

Het invullen van een beoordelingsgesprek kost veel tijd, maar door alleen als leidinggevende het formulier in te vullen geef je ook het signaal af dat de verantwoordelijkheid om iets met de beoordeling te doen, bij de leidinggevende ligt. De medewerker kan namelijk een afwachtende houding aannemen en zich zo niet verantwoordelijk voelen voor zijn eigen functioneren en persoonlijke ontwikkeling. Wil je hem echter uitnodigen juist wel die verantwoordelijkheid te nemen, overweeg dan eens om de medewerker zelf het beoordelingsformulier in te laten vullen. Laat je verrassen door de effecten hiervan…! Moeten we nog wel beoordelingsgesprekken voeren als dit zoveel stress oplevert voor zowel de manager als de werknemer?

Goed functionerende medewerkers zijn van cruciaal belang voor het succes van een organisatie: de resultaten van de medewerkers bepalen immers het organisatieresultaat. Door de medewerkers te beoordelen probeer je objectief vast te stellen hoe ze functioneren. In veel organisaties is er dan ook de jaarlijkse beoordelingsronde. Zo ben je in staat om, waar nodig, bij te sturen in de richting van organisatiedoelen.

Een beoordelingsgesprek staat niet op zichzelf, maar is onderdeel van een gesprekkencyclus. Zo’n cyclus duurt bijvoorbeeld een jaar en bestaat uit een doelstellingengesprek of planningsgesprek, een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek. Eventueel kan daar nog een voortgangsgesprek aan toegevoegd worden.

Om de stress rondom beoordelingsgesprekken en de gehele cyclus te verminderen zou je, in plaats van het voeren van beoordelingsgesprekken, met jouw medewerkers resultaatgesprekken kunnen voeren. Praten over resultaten, in plaats van over functioneren, is minder vaag, minder persoonlijk en een gelijkwaardiger vorm van omgang die beter past bij de huidige werkrelaties. Daaraan gekoppeld wordt dan het persoonlijk ontwikkelplan (POP) het alternatief voor het doelstellingengesprek.

Werd het POP vroeger gezien als een luxe instrument voor medewerker en manager om te praten over de persoonlijke ontwikkeling, waarbij de ambitie en wensen van de medewerker centraal stonden, tegenwoordig wordt het POP steeds bewuster ingezet als stuurinstrument om bepaalde organisatie- en afdelingsdoelen te realiseren. Bovendien maak je de medewerker op deze manier veel meer zelf verantwoordelijk voor zijn eigen functioneren en ontwikkeling. Om het POP als instrument te laten slagen, zijn de volgende succesfactoren van belang:

    • 1 Beschikbaar hebben van voldoende opleidingsbudget
    • 2 Praktische toepasbaarheid borgen door bij de ontwikkeling van het POP ook echt betrokken te zijn
    • 3 Juiste introductietijdstip kiezen en met kleine stapjes beginnen
    • 4 Goede voorlichting geven aan medewerkers over de voordelen en doeleinden van POP
    • 5 Borgen van afspraken
    • 6 Zicht hebben op de loopbaanmogelijkheden en bijbehorende competenties
    • 7 Bij invoering van het POP starten met gemotiveerde, enthousiaste medewerkers en successen breed communiceren voor een breder draagvlak in de organisatie.

In deze vorm van “resultaatgesprekken” en het POP is meer ruimte om de talenten van medewerkers te ontwikkelen. Er wordt minder gestuurd op het verbeteren van competenties die niet goed zijn maar meer op het ontwikkelen van iemands talent en sterke punten.

Op deze manier kun je aan alle gesprekken uit de “beoordelingscyclus andere namen geven, zoals ontwikkelgesprek, (half)jaargesprek of evaluatiegesprek. Zolang het maar geen beoordeling heet. Hierdoor ontstaat veel meer een sfeer van vertrouwen en een manier van leidinggeven en samenwerken waarin men informeel en direct elkaar feedback kan geven over gewenst en ongewenst gedrag. We praten dan over werkrelaties waarin geen formele momenten meer nodig zijn om over elkaar effectiviteit van gedachten te wisselen.

Dus toch geen beoordelingsgesprek meer nodig?

Er gaan steeds meer geluiden op dat het voeren van beoordelinggesprekken achterhaald is en bovenstaande geeft wel aan dat het niet meer hoeven voeren van beoordelingsgesprekken of het minimaal hebben van een goed alternatief zeer welkom is. Er zijn inderdaad bedrijven die het beoordelingsgesprek overboord hebben gegooid.

Maar let op, dit zijn bedrijven die hun organisatie ook heel anders hebben ingericht. In deze bedrijven is namelijk sprake van zelfsturing en zelforganisatie. En daar is betrokkenheid en verantwoordelijkheid voor resultaten voor nodig en ook het vlot kunnen inspelen op nieuwe ontwikkelingen. En dat op haar beurt vraagt weer ander gedrag van medewerkers. Het is ieders persoonlijke verantwoordelijkheid om afbreukrisico’s tijdig aan te kaarten. Het elkaar aanspreken op gedrag en het ontstaan van een aanspreekcultuur maken deel uit van deze organisaties.

Ik ben van mening dat dit een hele mooie ontwikkeling is waar we in de toekomst meer van gaan zien. Maar voor de meeste bedrijven geldt dat zij voorlopig nog de jaarlijkse beoordelingsgesprekken voeren.

Ik hoop je met de tips uit dit artikel in ieder geval te kunnen helpen deze gesprekken zo zinvol en prettig mogelijk te maken. Maar ook hoop ik dat ik met het laatste deel jou als ondernemer aan het denken kan zetten over de toekomst van beoordelingsgesprekken in jouw organisatie. Of noem je het liever resultaatgesprekken ;-)?

Heb je toch een medewerker die al jaren achtereen onder de norm scoort op een competentie en ondanks veel pogingen hier niet in weet te verbeteren, bel of mail mij dan voor een vrijblijvende afspraak om te bespreken hoe dit te doorbreken is.

Ook denk ik graag met je mee over de systematiek van beoordelen in jouw organisatie. Wil jij hier iets in veranderen of wil je meer weten over de aspecten uit het artikel, laat het me dan weten.

Ik hoor graag wat je van dit artikel vindt. Ben je geholpen met de tips? Wat zijn jouw ervaringen met het voeren van beoordelingsgesprekken in jouw bedrijf?

Kijk ook naar de video over talentmanagement die goed aansluit bij dit onderwerp. Je kunt hem hier bekijken.